FAQ : Comment structurer, mettre à jour et archiver vos DUERP et PAPRIPACT

Depuis la mise en place du décret d’application en mars 2022, les obligations d’archivage et de mise à jour du DUERP (Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels) et du PAPRIPACT (Plan d’Action Prévention des Risques et Conditions de Travail) sont précises et doivent être respectées, même dans le cadre de restructurations ou de multi-établissements.

Voici les réponses pratiques aux questions les plus fréquentes notamment posées lors de notre webinaire "DUERP et PAPRIPACT : piloter la santé mentale et physique pour prévenir efficacement" avec Lefebvre Dalloz.

1. Archivage des DUERP depuis 2022

Comment retrouver les archives du DUERP / PAPRIPACT lorsqu’une entité a été restructurée plusieurs fois ?

L’archivage obligatoire depuis mars 2022 impose de conserver chaque DUERP annuel pendant 40 ans.
À chaque date clé de votre agenda social (ex. information / consultation du CSE pour la mise à jour annuelle), vous devez :
1. Clôturer le DUERP de l’année écoulée.
2. L’archiver numériquement.

Vous aurez donc deux documents :

Le DUERP « quotidien », mis à jour en continu.
Les DUERP annuels archivés, version fermée, consultable en cas de besoin.

2. Implication du CSE

Quelles sont les obligations de l’employeur vis-à-vis du CSE ?

Faire contribuer le CSE à l’élaboration et à la mise à jour du DUERP.
Consulter le CSE sur la mise à jour annuelle. Le CSE doit rendre un avis (favorable ou défavorable).

Le CSE peut-il proposer un modèle de DUERP ?

Oui, mais le document final reste la prérogative de l’employeur, qui définit la forme et le fond.

La consultation via la CSSCT est-elle recevable ?

Non. La CSSCT est une sous-commission du CSE et n’a pas le pouvoir de rendre un avis.

Faut-il deux consultations séparées pour le bilan HSCT et le PAPRIPACT ?

Non. Ces deux consultations sont obligatoires, mais une consultation globale lors d’un même CSE est recommandée pour simplifier l’agenda social et la logique de présentation.

3. Contenu et liens entre DUERP et PAPRIPACT

Le DUERP fait-il partie du PAPRIPACT ?

Ce sont deux documents distincts, mais le PAPRIPACT découle en grande partie du DUERP, notamment des risques critiques nécessitant un plan d’action.

Dans un multisite, doit-on avoir plusieurs documents ou un document général suffit-il ?

DUERP : un DUERP par établissement (obligatoire).
PAPRIPACT : pour les établissements de plus de 50 salariés, le même principe s’applique.

Peut-on planifier des actions sur plus d’un an dans le PAPRIPACT ?

Oui, mais le PAPRIPACT priorise les actions sur l’année à venir.

4. Risques et cotation

Comment intégrer et évaluer les risques psychosociaux (RPS) dans le DUERP ?

Il est fondamental de considérer les RPS comme les autres catégories de risques et de ne surtout pas les évaluer à part. Pour déterminer les facteurs de RPS, vous pouvez vous appuyer sur le rapport GOLLAC qui définit six facteurs faisant consensus aujourd’hui : l’intensité et la complexité du travail, l’insécurité du travail, les exigences émotionnelles, les conflits de valeur, les rapports sociaux au travail, et l’autonomie et la marge de manœuvre. Évaluer les RPS peut parfaitement s’inscrire dans votre évaluation des risques habituelle : il s’agit simplement d’ajouter des questions relatives aux différents facteurs RPS évoqués. Des exemples de questions sont notamment proposés sur le site de l’INRS.

Il peut être pertinent d’évaluer les RPS avec un système de cotation propre, afin d’affiner l’analyse. Par exemple, vous pouvez multiplier le niveau d’intensité d’un facteur par le niveau de maîtrise du salarié pour obtenir un score de risque. Cette approche permet de prioriser les actions et de suivre les évolutions dans le temps.

Évaluer correctement les RPS dans votre DUERP est important car leur non-prise en compte peut avoir des conséquences directes sur l’organisation. Cela peut se traduire par une augmentation de l’absentéisme, une baisse de productivité, des coûts AT/MP plus élevés, des grèves ou procédures judiciaires (notamment en cas de harcèlement), un turn over important et des actes de malveillance ou de violence au travail, qui sont à la fois cause et conséquence d’un climat de travail dégradé. Intégrer les RPS dans votre DUERP permet donc de prévenir ces risques, d’améliorer la qualité de vie au travail et de sécuriser votre organisation.

Comment évaluer la gravité d’un risque et la cotation ?

La cotation est nécessaire pour identifier les risques critiques.
Les critères sont libres, par exemple :
1. Faible : accident ou maladie sans arrêt de travail
2. Moyenne : accident ou maladie avec arrêt de travail
3. Grave : accident ou maladie avec incapacité permanente partielle
4. Très grave : accident ou maladie mortelle

Comment traiter un risque particulier comme une agression sexuelle, qui peut se renouveler ?

Tout ce qui touche aux VSS ou aux harcèlements peut être traité via les facteurs RPS Rapports Sociaux au travail et Exigences émotionnelles. Ce sera à travers l’évaluation des situations de travail dans lesquelles les collaborateurs sont exposés à ces facteurs RPS que vous pourrez déterminer les mesures de prévention que vous avez prévues.

Ces risques se gèrent via les facteurs RPS, en évaluant les situations de travail exposant les collaborateurs.
Les mesures de prévention sont intégrées dans le DUERP et reportées dans le PAPRIPACT si besoin.

5. Organisation et diffusion

Comment tracer les modifications à chaque version du DUERP ?

Tout dépend de l’outil via lequel vous rédigez votre DUERP. Sur Excel, il est très compliqué de tracer les différentes modifications et mises à jour. Sur un outil digital, vous pourrez les mettre en évidence plus facilement, via les filtres, certains paramètres ; chaque outil a ses spécificités.

À qui doit-on envoyer le DUERP, à part la médecine du travail et l’académie ?

Obligatoire : aux collaborateurs.
Facultatif : autres organismes (médecine du travail, inspection du travail, CARSAT…) uniquement sur demande.

6. Sanctions et conformité

Quelles sanctions si le DUERP ou le PAPRIPACT ne sont pas faits ou à jour ?

Les sanctions sont précisées dans le cadre légal et peuvent inclure amendes, injonctions, ou mise en responsabilité de l’employeur.
La non-conformité peut également avoir un impact en cas d’accident ou de contrôle par l’inspection du travail.

Sur le plan pénal :

Le défaut de transcription des risques professionnels de l’entreprise dans un DUERP (ou le défaut de mise à jour) est puni d’une amende pour les contraventions de 5e classe :
- 1 500 € et 3 000 € en cas de récidive pour une personne physique
- 7 500 € et 15 000 € en cas de récidive pour une personne morale (C. trav., art. R. 4741-1)
Sanctions pénales pour non-présentation du DUERP à l’inspection du travail (amende pour les contraventions de 3ème classe + délit d’entrave)

7. Conseil pratique pour les organisations multi-établissements

Comment construire un PAPRIPACT central robuste à partir des DUERP existants ?

Tout d’abord il s’agit d’analyser les différents DUERP et de déterminer s’il y a une tendance sur certaines situations à risque qu’on retrouve dans plusieurs DUERP. Ensuite en effet, vous pouvez vous appuyer sur vos autres indicateurs : AT, absentéisme, remontées d’incidents, Turn Over...

L’idée sera, sur la base de ces analyses, de déterminer des Axes de travail dans lesquels vous retrouverez vos actions.

Analyser les DUERP de chaque établissement pour identifier les tendances et situations à risque communes.
S’appuyer sur d’autres indicateurs :
- Accidents du travail (AT)
- Absentéisme
- Remontées d’incidents
- Turn Over
Déterminer des axes de travail transverses.

Exemple : Si le risque routier est critique et récurrent sur plusieurs sites, créer un Axe Prévention du Risque Routier avec des actions concrètes (formations, équipements, procédures).

Merci à Auriande Labed, Consultante Confirmée en Prévention des Risques Professionnels chez Lefebvre Dalloz et à Christophe Labattut, Consultant Senior QVCT & RPS chez Qualisocial, d'avoir pris le temps de répondre à ces questions clés.