Comment aller à l’essentiel et bien gérer son temps ?

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Rien ne se passe jamais comme prévu ! C’est d’autant plus vrai dans le monde du travail, et la raison pour laquelle vous avez peut-être renoncé à organiser rigoureusement votre temps… En effet, on échappe rarement aux imprévus, quelle que soit la qualité de notre programmation. Pourtant, ce n’est pas une fatalité et ces aléas peuvent être largement limités.

1/ Structurez vos journées en déterminant des priorités

Prenez l’habitude de faire un bilan de la journée écoulée, et d’établir un programme pour le lendemain. Pour cela, il est utile de prioriser les tâches de la journée à venir. Veillez à toujours anticiper le temps de déplacement entre deux rendez-vous.
Privilégiez la programmation des tâches importantes en matinée, afin de pouvoir vous retourner en cas d’imprévu. Ainsi, il vous restera toujours l’après-midi pour les réaliser. Si vous programmez vos projets prioritaires l’après-midi et qu’un imprévu se présente, alors vous devrez reporter au soir ou au lendemain, entraînant un cercle infernal.

2/ Faites la différence entre urgence et importance

Pour définir la priorité des tâches à accomplir, vous devez raisonner en terme de valeur ajoutée. La valeur ajoutée étant la différence entre la valeur d’une production, et celle des moyens mis en œuvre pour la réaliser.
Une tâche à forte valeur ajoutée est une tâche pour laquelle le retour sur temps investi est excellent. Triez vos tâches par ordre décroissant pour vous assurer de les effectuer dans le bon ordre ; cela vous permet d’y voir plus clair dans le choix de vos priorités. 

Maintenant, il vous faut gérer l’urgence. Malheureusement, tout est urgent, et l’urgence a tendance à prendre le pas sur l’important. Si bien que, à force, on ne trouve plus le temps de faire les choses importantes. Le meilleur moyen reste encore de classer vos tâches selon leur degré d’urgence et d’importance. Les tâches à la fois urgentes et importantes sont à prioriser.

3/ Planifiez du temps pour vous

Vos réunions et vos rendez-vous sont certainement programmés dans votre agenda, et ils représentent le temps que vous allouez aux autres. De la même manière, inscrivez dans votre agenda les plages horaires pour lesquelles vous travaillez sur vos propres activités.
Focalisez-vous sur une tâche à la fois. Le multitâche provoque stress, erreurs et donc perte de temps. Pour maximiser votre concentration, supprimez les distractions en tous genre.

4/ Gérer son temps avec les autres

Même si ce n’est pas toujours facile, il faut savoir dire « non » lorsque c’est nécessaire. Accepter une nouvelle tâche lorsqu’on est déjà débordé ne fera que nuire à votre travail, et la personne concernée ne sera pas satisfaite du délai nécessaire pour réaliser la tâche. Pour remédier à ce problème, pensez à déléguer et à vous faire aider par vos collègues. Vous leur rendrez la pareille lorsqu’ils seront dans la même situation.