Les habitudes et les outils à adopter pour mieux gérer son temps

Comment bien gérer son temps ?

La gestion de temps fait partie des modules de formation fortement appréciés, aussi bien pour la vie de tous les jours que dans le cadre professionnel. Mais, comment y parvenir et garder une certaine constance dans ses habitudes ?

Pourquoi bien gérer son temps ?

« Le temps fuit et emporte avec lui tout ce que nous laissons échapper » - Un vieux proverbe

Est-il possible donc de pouvoir contrôler le temps qui passe ? Sans doute pas. En revanche, on peut mieux gérer son temps pour finir ce qu’on a planifié au départ, par exemple pour le lendemain.En négligeant le « facteur temps », on est vite rattrapé par le son de l’horloge qui nous rappelle que certaines tâches n’ont pas été exécutées à temps. Or, on oublie souvent que dans la gestion de temps, on doit également s’accorder des moments de répit. Les rappels à l’ordre doivent donc tenir compte des pauses entre deux activités. Ces mêmes rappels doivent nous interpeller, combien il est essentiel de s’offrir des vacances de temps en temps.Une meilleure gestion du temps, notamment celui affecté au travail comporte d’ailleurs de multiples avantages :

Un gain en productivité et en efficacité : observer une pause ou prendre des vacances permet d’avoir une vision plus claire et à tête reposée des missions qui nous attendent.
Du temps pour soi : mieux gérer son temps doit également profiter à soi-même, avant de le faire pour les autres.
Une halte au stress : la gestion de temps aide à ne pas se noyer sous le stress de la course contre la montre. Moins de stress libère l’esprit du poids des incertitudes.

Comment faire pour mieux gérer son temps ?

La gestion de temps est individuelle. Effectivement, il n’existe pas de formule spécifique permettant de réellement organiser son emploi du temps comme du papier à musique. La méthode la plus simple consiste à s’organiser et à s’autodiscipliner. Ce qui nous amène à 4 points :

S’organiser.
Définir des objectifs personnels.
Chasser la procrastination.
Savoir dire non.

Qu’est-ce qu’une bonne organisation ?

L’organisation est la base d’une bonne gestion de temps. Courir après deux lièvres (sinon plus) ne rime pas avec efficacité. Un emploi du temps chargé ne signifie pas non plus productivité. Idéalement, il convient d’élaborer son agenda de manière à s’assurer que le temps imparti soit suffisant pour l’exécution de toutes les activités prévues.De même, il faut organiser les déplacements de façon à grouper les rendez-vous qui auront lieu dans le même voisinage. Par exemple, si l’on planifie de se rendre chez le coiffeur qui se trouve non loin d’une grande surface, on peut en profiter pour faire ses courses à la sortie du rituel de beauté.

Comment fixer des objectifs personnels ?

Savoir mieux gérer son temps ne veut absolument pas dire de faire comme les autres l’entendent. C’est un challenge qu’on se lance à soi-même. En définissant préalablement des objectifs clairs, on peut déjà se considérer comme gagnant. Pour ce faire, on se fixe des objectifs SMART : simple, mesurable, atteignable, réaliste et défini dans le temps. En résumé, on ne doit pas « avoir les yeux plus gros que le ventre ».

Par ailleurs, il est possible de se fixer des objectifs réalisables par jour, par semaine ou par mois. Le tout est de s’assurer que chaque objectif déterminé est en adéquation avec le temps à disposition. Exemple :

Se mettre au lit au plus tard à 21 h.
Faire du jogging deux fois par semaine à raison de 45 minutes par séance.
Nettoyer le garage dimanche prochain.
Etc.

Procrastiner, c’est quoi ?

D’après le dictionnaire Larousse, procrastiner, c’est avoir « tendance à ajourner, à remettre systématiquement au lendemain » les tâches à faire. Résultat : le jour suivant, on se retrouve avec une activité qui s’ajoute à la liste de ce que l’on doit faire. Et la procrastination devient un véritable frein à l’action.

D’ailleurs, en matière de productivité, on n’arrive plus à tenir les délais, ce qui concourt à alourdir la charge de travail et par conséquent la charge mentale. La procrastination doit donc faire partie des mauvaises habitudes à délaisser pour mieux gérer son temps.

Dire « non » oui, mais comment ?

Dire non ne signifie pas être incompétent. Au contraire, le refus traduit le réalisme d’une personne qui inspire le respect. Bien entendu, tout dépend du contexte. Mais si l’on estime que l’on a assez de tâches à gérer, on est en droit de refuser une activité supplémentaire. La meilleure solution est de déléguer ou de reporter l’exécution de cette tâche demandée.

Des méthodes utiles pour la gestion de temps

Faire preuve de constance dans la démarche est le principal défi de la gestion du temps. Tout comme dans une diète, un simple écart représente un piège. Pour parvenir à ses fins et bien gérer son temps, il existe divers méthodes et outils de gestion de temps. Le plus compliqué sera de choisir celui qui cadre le mieux à la situation.

Getting Things Done ou GTD

En français, s’assurer d’avoir tout fini en temps et en heure. La méthode GTD consiste à agir en 5 étapes :

Déterminer ce qui doit être accompli.
Analyser la nécessité d’agir.
Organiser les tâches selon leur degré d’urgence ou d’importance.
Vérifier que tout se déroule comme prévu.
Agir selon les résultats de la vérification.

La première étape du GTD est la plus difficile puisqu’il s’agit de recenser toutes les tâches à accomplir. Aussitôt fait, on ne peut que se féliciter d’avoir une vision plus éclairée des 4 étapes qui suivent.

Faire une to-do-list

Elaborer une to-do-list résume presque la première étape de la méthode GTD précédemment citée. Autrement dit, il est question de faire une liste des tâches qui doivent être réalisées. La complexité de cette méthode réside dans la tendance à vouloir surcharger son emploi du temps. Pour y remédier, mieux vaut prendre de la marge en :

Listant toutes les activités à faire.
Donnant un degré de priorité à chaque tâche.
Classant les tâches selon leur urgence.

La technique Pomodoro

Devenue incontournable cette dernière décennie, la technique Pomodoro a été mise au point dans les années 1980 par Francesco Cirillo. Cette méthode de gestion de temps demande de se concentrer sur une activité à la fois pendant 25 minutes. Ensuite, on s’accorde une petite pause avant d’attaquer une nouvelle séance de concentration pendant 25 nouvelles minutes. La technique Pomodoro est excellente pour lutter efficacement contre la procrastination. Il s’avère effectivement que le cerveau atteint son niveau maximum d’attention après 25 minutes sur une activité.