La méthode des 5S pour optimiser son efficacité au travail

Les 5 S dans la pratique au bureau

Travailler devient plus un plaisir qu’une obligation lorsque les conditions s’y prêtent. Parmi les paramètres à revoir dans votre manière de travailler : réarranger votre espace de travail en l’optimisant. Pour cela, mettez en pratique la fameuse méthode des 5S élaborée par les usines Toyota.

Qu’est-ce que la méthode des 5 S ?

Initialement déployés dans les usines de production d’automobiles au Japon, les 5S résument une méthode d’optimisation des conditions de travail, mais également du temps de travail. Grâce à cette technique (presque) infaillible, vous gagnerez à mieux organiser votre bureau et parviendrez à mieux gérer votre temps. D’ailleurs, elle compte parmi les techniques de management les plus courantes dans le cadre de la démarche qualité, plus précisément de l’amélioration continue.De nos jours, les 5S ne se limitent plus aux lieux de production et de fabrication. Ils peuvent être utilisés dans de nombreux contextes, aussi bien professionnels que personnels. Les 5S proviennent de 5 verbes d’action japonais. Ils résument les étapes, sinon les tâches à effectuer pour l’amélioration de l’environnement :

• Seiri : éliminer ou se débarrasser du superflu.
• Seiton : ranger ou attribuer une place à chaque objet selon leur fréquence d’utilisation respective.
• Seiso : nettoyer ou garder l’espace de travail toujours propre.
• Seiketsu : maintenir l’ordre et la propreté.
• Shitsuke : standardiser ou être rigoureux et garder ce rythme en permanence.

Comment appliquer la méthode des 5S ?

La méthode 5S peut être appliquée dans la vie professionnelle comme dans la vie personnelle. L’idée est de parvenir à un certain ordre et de maintenir les idées comme les objets à chaque place aussi longtemps que nécessaire. Autrement dit, la propreté et l’ordre doivent devenir des habitudes. Pour rendre cela possible, ne sautez aucune étape. Commencez par le début et ne vous arrêtez pas tant qu’il reste des objets à ranger.

Seiri, le début du processus

« Déraciner des habitudes qu’on aime ! Pas facile ».

Pourtant, vous allez devoir vous efforcer d’avoir un bureau bien rangé. Et même si « Le neuf suscite la colère des habitudes », dites-vous que votre nouvelle façon d’organiser votre lieu de travail ne vous fera que du bien sur le long terme.

Pour démarrer les 5S comme il faut, commencez déjà par vous débarrasser de ce qui est inutile. Faites du tri dans vos dossiers, et vérifiez leur ancienneté. Si parmi ces documents certains sont obsolètes ou qu’il existe déjà des versions mises à jour, vous pouvez sans doute les jeter. Au pire, rangez-les dans des cartons d’archivage si vous estimez en avoir encore besoin ultérieurement. Vous pouvez également en faire autant pour les documents informatiques en adoptant le désencombrement numérique à l’aide de la méthode KonMari.

Cette première étape est la plus dure comme dans toutes nouvelles démarches. Mais comme Pythagore le dit si bien « Le commencement est la moitié de tout ».

Seiton : de l’ordre dans ses affaires

D’après une étude conduite par Interface, 76 % des Français estiment qu’un bureau bien rangé symbolise l’efficacité. Pour mettre la phase « Seiton » en marche, poursuivez votre rangement. Donnez alors une place à chaque objet.

Pour ce faire, mettez de l’ordre dans vos outils de travail en les ordonnant suivant leur fréquence d’utilisation. Par exemple, ce qui vous sert souvent doit être à portée de main. Et ainsi de suite. Procédez de manière rationnelle. Selon Auguste Compte, « Le progrès est le développement de l’ordre ». C’est le moment de vérifier cette affirmation.

Seiso : de la propreté au programme

« La vraie propreté est la propreté des coins »… Car en plus de bien ranger le bureau, mieux vaut bien nettoyer son lieu de travail, à commencer par son bureau. Difficile de maintenir l’ordre et de l’apprécier à sa juste valeur si l’endroit est insalubre et poussiéreux. Dégainez votre chiffon et faites scintiller. Ne laissez pas la poussière s’installer. Délogez la crasse. Et dans l’idéal, allez à la source des salissures. Voilà un « Seiso » rondement mené !

Seiketsu : le combo gagnant de l’ordre et de la propreté

Maintenant que vous récoltez le fruit d’un bon tri et d’un bon nettoyage, faites-en une habitude. Effectivement, l’idée de la méthode 5S est de garder ce rythme en toutes circonstances à travers l’étape du « Seiketsu ». Car attention : « Les bonnes habitudes sont beaucoup plus faciles à perdre que les mauvaises ». Le moindre relâchement vous ramènera au point de départ. Par conséquent, gardez cette cadence de gestion de votre espace de travail. Vous finirez par vous y habituer et ne plus vous défaire de cette addiction à l’ordre et à la propreté.

Shitsuke : quand la rigueur devient une norme

Vous voici au bout du cycle de la mise en place de la méthode 5S. Comme il s’agit d’une technique d’amélioration continue, cela signifie que c’est avant tout une boucle sans fin. Autrement dit, il est vivement recommandé d’en faire une habitude ou mieux encore un standard de mieux-être et de mieux-travailler. Comme vous avez réussi avec brio à mettre en pratique toutes les phases, il est temps d’en faire une valeur. L’avantage est que vous pourrez inviter vos collègues à adopter ce même standard pour également profiter de tous les avantages de la méthode.

Pourquoi adopter les 5S ?

Appliquez les 5S et vous verrez rapidement que vous n’aurez rien à perdre. Tout d’abord, le premier avantage de mettre les 5S en pratique est l’optimisation de l’espace de travail. Dorénavant, tout ce dont vous aurez besoin est à portée de main. Les autres outils qui ne servent que sporadiquement ne gêneront ni votre champ visuel ni votre champ de travail.Deuxième avantage : vous travaillerez dans de meilleures conditions. Vous ne perdrez plus de temps à chercher un dossier sous une pile d’autres documents. Tout est rangé à la bonne place. Vous vous concentrerez sur l’essentiel.Troisième avantage : les risques d’accident sont moindres, aussi insignifiants soient-ils. Par exemple, vous avez plus de place pour poser votre tasse de café. Aucun risque de la renverser sur votre clavier d’ordinateur. Le gain de place évitera ce type d’accident. Si vous travaillez dans un atelier, les 5S réduiront significativement les risques d’accident à cause d’un espace de travail envahi par le désordre.Quatrième avantage : n’est-il pas plus agréable de travailler dans un environnement propre ? Comme vous aurez éliminé les principales sources de salissures, vous n’avez pas à faire le ménage tous les jours.Enfin, dernier avantage et non des moindres, vous deviendrez plus efficace. Cela sera bénéfique pour votre carrière et vous inspirerez vos pairs à adopter la même démarche, grâce aux 5S.