6 conseils pour réussir à être productif en télétravail

Quand on travaille depuis chez soi, beaucoup de tentations sont à portée de main et il n’est pas toujours facile de se concentrer… Découvrez des conseils et astuces pour être efficace et productif en télétravail !

Si le télétravail comporte de nombreux avantages, travailler depuis chez soi présente tout de même un certain nombre de tentations : l’appel du lit, de la télévision, ou des tâches ménagères…

Rappelons tout de même que peu d’entre nous succombent à ces tentations puisqu’en moyenne, les télétravailleurs sont plus productifs qu’au bureau. Une étude de l’Institut Sapiens (mars 2021) nous apprend ainsi que le télétravail fait grimper la productivité de 22 %.

Alors, pour ceux et celles d’entre nous qui faisons baisser la moyenne et avons du mal à rester concentré et motivé en télétravail, voici quelques précieux conseils, qui aideront à être efficace et productif !

Aménager un véritable espace de travail

Pour réussir à être productif, vous devez avoir un espace de travail propice à la concentration. Que vous puissiez consacrer une pièce entière à votre zone de travail, ou seulement une table ou un bureau, l’important est d’avoir un espace organisé, lumineux et confortable :

Avec des rangements adéquats et fonctionnels, vous serez opérationnel rapidement le matin.
Positionnez votre bureau près d’une source lumineuse naturelle, mais pas dos à une fenêtre pour éviter les reflets. La lumière influe sur la capacité à se concentrer, sur l’humeur et sur la vivacité intellectuelle.
Prévoyez une assise confortable et travaillez avec votre écran à hauteur des yeux : une bonne installation peut faire une grande différence sur l’attention et l’efficacité. Ça permet aussi d’éviter les douleurs de dos et dans la nuque.

À noter : vous avez la bougeotte ? Vous pouvez prévoir des îlots périphériques pour télétravailler. Si la configuration de votre logement le permet, vous pouvez tout à fait travailler 1 heure sur votre terrasse, prendre un appel professionnel au bar de votre cuisine, etc. Pensez à vérifier que l’installation est faisable avant de perdre une heure à chercher un prolongateur, une chaise qui conviendra, etc. Parfois, changer d’air pour travailler permet de se donner un petit coup de boost alors n’hésitez pas à essayer de varier les espaces de travail de manière ponctuelle.https://www.qualisocial.com/wp-01_-_Productivite_teletravail_mujbwu-scaled.jpg

Établir des horaires de travail fixes

En télétravail, les heures travaillées peuvent parfois s’étendre sans qu’on s’en rende vraiment compte. On peut aussi être tenté de procrastiner : puisque vous n’allez pas vraiment quitter votre lieu de travail, au pire vous pourrez boucler ce dossier plus tard finalement…Pour éviter de tomber dans ces pièges, fixez-vous des horaires de travail précis, et respectez-les (quitte à configurer des rappels dans votre agenda pour ne pas oublier). Un peu comme si vous étiez vraiment au bureau.Alors, évidemment, vous n’êtes pas à 15 minutes près et vous pouvez faire preuve de souplesse en fonction des jours et de vos contraintes personnelles et professionnelles, mais le fait de formaliser des heures « ouvrées » cadencera vos journées et vous rendra à coup sûr plus productif. Cela vous évitera aussi de faire des journées à rallonge.

Planifier sa journée

Organiser sa journée de travail est essentiel pour s’assurer qu’elle sera productive. Vous pouvez :

Vous fixer une liste d’objectifs pour la journée, avec le détail des tâches à accomplir pour les atteindre. Veillez à vous fixer des objectifs réalistes : inutile de vous décourager !
Priorisez vos tâches du jour, et identifiez celles demandant le plus de concentration : planifiez la réalisation de ces tâches au moment de la journée où vous êtes le plus productif. Les tâches demandant moins d’attention peuvent être faites en fin de journée par exemple.

Si vous avez la visibilité nécessaire pour le faire, vous pouvez bien sûr planifier votre semaine, ou même votre mois. Mais faire l’exercice chaque matin de fixer les grandes lignes de la journée, de les matérialiser (par exemple sur une feuille, un tableur, un tableau blanc, etc.) et de suivre leur avancement, vous permettra de rythmer votre journée et de vous motiver.

Communiquer avec son équipe

La communication dans le cadre du travail à distance peut rapidement devenir un véritable challenge : les échanges informels se font plus rares, certains sont moins à l’aise qu’en face-à-face direct, etc.Ces nouveaux écueils souvent inévitables dans le télétravail peuvent avoir un impact réel sur la productivité : mauvaise compréhension, manque d’informations, etc. peuvent avoir des conséquences tangibles.Prenez l’habitude de poser plus de questions, de vous montrer présent sur les plateformes d’échanges informels instantanés (de type tchats), d’écouter plus attentivement et de vous faire confirmer plus souvent les informations données à l’oral.Si ce n’est pas déjà le cas, privilégiez le téléphone plutôt que les mails pour éclaircir des points spécifiques : rien de tel que la communication synchrone pour lever des doutes ou résoudre des malentendus rapidement.

Connaissez-vous les modalités de vos points de synchronisation ? (le format, la fréquence, etc.)
Connaissez-vous les modes de communications à privilégier selon tel ou tel sujet, son degré d’urgence, etc. ?
Savez-vous quelles sont les attentes de votre hiérarchie en matière de reporting de votre activité ?
Avez-vous un outil ou un agenda pour connaître les moments où les membres de votre équipe sont joignables ?

Pour être sûr que la communication avec votre équipe sera bonne, assurez-vous que son mode de fonctionnement est clair pour vous

Connaissez-vous les modalités de vos points de synchronisation ? (le format, la fréquence, etc.)
Connaissez-vous les modes de communications à privilégier selon tel ou tel sujet, son degré d’urgence, etc. ?
Savez-vous quelles sont les attentes de votre hiérarchie en matière de reporting de votre activité ?
Avez-vous un outil ou un agenda pour connaître les moments où les membres de votre équipe sont joignables ?

Ne pas négliger les pauses

Cela pourrait sembler antinomique mais faire des pauses favorise la productivité. A travailler sans relâche, on finit par perdre en concentration et le risque d’erreur augmente.Pour être véritablement bénéfiques, les pauses :

ne doivent pas être prises devant un écran : s’en éloigner quelques minutes permettra de se reposer les yeux ;
doivent vous permettre de bouger : étirez-vous, changez de position, faites quelques pas.

Les microcoupures seraient les plus recommandées : après une longue pause, il n’est pas toujours facile de se remettre dans le bain. L'Institut National de Recherche et de Sécurité (INRS) recommande ainsi de fractionner ces temps de pauses :

Si vous travaillez de manière intensive : prendre 5 minutes de pause par heure.
En conditions de travail classique : prendre 15 minutes de pause toutes les 2 heures.

Fixer quelques règles avec son entourage

Nous sommes nombreux à télétravailler depuis un logement où nous ne vivons pas seul. Dès lors que l’on partage son lieu de vie (avec un.e conjoint.e, des enfants, des colocataires, des parents, etc.), il est bon d’établir quelques règles. Cela évitera de nombreuses incompréhensions et frustrations, de la part de tous.Vous pouvez ainsi :

Partager vos horaires de travail, ainsi que vos moments de disponibilité : de cette manière, vous diminuez le risque d’être interrompu en permanence pendant que vous travaillez.
Vous pouvez clarifier les signes indiquant que vous ne devez être dérangé qu’en cas d’extrême urgence : porte du bureau fermé, casque sur les oreilles, etc.
Si votre connexion Internet laisse à désirer : pensez à prévenir que tout téléchargement ou streaming, à des fins personnelles, est impossible sur vos horaires de travail.

Et parce qu’on peut aussi se fixer quelques règles à soi-même :Pour limiter les distractions des réseaux sociaux, pensez aux bloqueurs de site sur votre ordinateur, et mettez les notifications en sourdine sur votre téléphone.