Travail à distance : les bonnes pratiques pour communiquer efficacement

Le travail à distance a des avantages certains, mais présente son lot de challenges, notamment en termes d’efficacité de communication. Comment garder le dialogue ouvert avec son équipe et conserver un contact productif avec ses collègues ?

Le télétravail ne facilite pas la fluidité des échanges. Entre le fait que les discussions informelles se raréfient, que tout le monde n’est pas forcément à l’aise avec la visioconférence et que le sentiment d’isolement augmente, pas toujours évident de communiquer efficacement.

Alors, quelles bonnes habitudes prendre pour garder un contact productif avec son équipe ? Comment favoriser la communication avec ses collègues et engager un dialogue bienveillant quand on travaille à distance ?

S’appuyer sur des bases claires

Pour être sûr de communiquer efficacement avec votre équipe en télétravail, vous devez maîtriser son mode de fonctionnement :

Quels sont les canaux de communications à privilégier selon le sujet, en fonction du niveau d’urgence, etc. ?
Quels sont les formats et la fréquence de vos points de synchronisation ?
Quel type de reporting est attendu de votre part sur vos tâches quotidiennes ?
Sur quel outil pouvez-vous vous appuyer pour connaître les disponibilités des membres de votre équipe ?

Points techniques à garder en tête pour une bonne communication à distance :

Pour avoir une bonne qualité de son : il est important de parler près du micro de votre portable ou de votre ordinateur. Pour être plus mobile, n’hésitez pas à vous équiper d’un kit main libres ou d’un casque sans fil.
Pour limiter les bruits parasites : pensez à vous mettre en mode silencieux (aussi appelé « mute ») quand vous n’avez pas la parole. Si tout le monde fait cet effort, cela permet de diminuer la pollution sonore qui peut vite être dérangeante pendant les réunions.
Pour éviter de se couper la parole : n’oubliez pas que pour parler, bien souvent, vos interlocuteurs doivent d’abord désactiver le mode silencieux. Il faut tenir compte de se léger décalage pour laisser s’exprimer les gens sans les interrompre immédiatement.

Faire le point quotidiennement

A travailler seul toute la journée, on peut avoir tendance à avancer de manière plus autonome, quitte à oublier un peu la collaboration naturelle qui se met en place au bureau.

Des points quotidiens, même rapides, permettent de lutter contre une ostracisation progressive involontaire.

N’hésitez donc pas à prendre régulièrement des nouvelles de vos collègues, et à leur partager votre « actualité » professionnelle pour maintenir les interactions sociales, et favoriser la circulation de l’information.

Bonne pratique : Vous organisez une réunion ? Assurez-vous que tous les participants aient accès en amont à l’ordre du jour, et aux éventuels documents nécessaires à la préparation et au suivi de la réunion. Cela vous permettra de gagner du temps et de fluidifier votre réunion à distance (et ça marche d’ailleurs aussi pour les réunions en présentiel… !).

Varier et coordonner les moyens de communication

Au bureau, vos moyens de communication avec vos collègues sont multiples. En télétravail, il est donc important d’utiliser plusieurs solutions d’échanges, qui répondent chacune à des besoins spécifiques.

Pour des échanges informels, ou une discussion instantanée, les plateformes de tchat sont idéales : utilisation d’emojis, de gif, etc. les codes n’y sont pas les mêmes que dans un email, format qui reste plus formel.

Pour des entretiens collectifs, ou de longues discussions, privilégiez le téléphone ou une visioconférence : rien ne vaut un échange en direct pour éclaircir un point, formaliser un processus, etc.

Le tout est de trouver le juste milieu entre communication synchrone et asynchrone, pour que les échanges soient optimaux et constructifs.

Prendre du temps pour les échanges informels

Les pauses café, les déjeuners entre collègues, etc. sont autant de moyens de créer du lien social et de renforcer la cohésion au sein de l’équipe.

A distance, ces échanges peuvent passer à la trappe si l’on n’y prend pas garde. Il est essentiel de se mobiliser pour « officialiser » ces moments, quitte à leur donner une véritable place dans nos agendas.

S’ils peuvent paraître anodins, ces temps de convivialité participent au bien-être de tous et permettent de lutter contre le sentiment d’isolement que l’on peut ressentir à force de travailler toute la journée derrière notre écran.

Alors comment on s’y prend ?

On aimerait bien, mais il n’y a pas de recette miracle pour réussir à faire prendre la sauce des échanges informels à distance. Ce qui est important, c’est de créer les opportunités pour que ces échanges puissent éclore.

Quelques idées : organiser des cafés virtuels, créer des tchats dédiés à des sujets spécifiques, autour desquels les gens pourront se retrouver (cuisine, jardinage, etc.), relever un challenge sportif en équipe, lancer une newsletter interne pour partager la vie et les anecdotes du bureau, etc.

Être disponible

Pour garder le lien avec vos collègues, vous devez être facilement accessible pendant les heures ouvrées.

Informez votre équipe de vos créneaux de disponibilité (via un agenda partagé par exemple) : de cette façon, ils sauront quand vous joindre. Pensez également à leur préciser le meilleur moyen de communication à utiliser pour être sûr d’avoir une réponse rapide de votre part.

Cela permettra d’éviter pas mal de confusions, de frustrations, voire de sentiment de déconnexion.

Attention : se montrer réactif ne veut pas dire être disponible dans la seconde. Au bureau, vous n’êtes pas constamment vissé sur votre siège à votre poste de travail. Eh bien, en télétravail, c’est la même chose. N’oubliez pas que, hors urgence absolue, vous n’êtes pas à la minute près : rien de mal à se faire un petit café, ou quelques minutes de méditation, avant de répondre à un mail.

Adapter ses compétences en communication

Interagir en face-à-face et interagir à distance ne sollicitent pas tout à fait les mêmes compétences, ou tout du moins pas avec la même intensité. En télétravail, pour bien communiquer, il est essentiel :

D’amplifier ses capacités d’écoute : à distance, on perd le langage corporel de ses interlocuteurs. Pour contrebalancer cette perte d’informations, il faut donner plus d’attention à ce que vos collègues vous partagent, à leur façon de le faire et faire davantage preuve d’empathie.
De poser plus de questions : pour éviter les malentendus, de votre côté ou de celles de vos collègues, et s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’ondes, il faut systématiser les temps dédiés aux questions (en début ou fin de réunions, de points quotidiens, etc.). C’est un outil simple et efficace pour ouvrir le dialogue et balayer les éventuelles confusions.

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