En route pour le changement avec le Kaizen

Comment adopter la philosophie Kaizen dans la vie de tous les jours ?

Le « Kaizen » est un mot japonais qui désigne littéralement « kai » changer et « zen » mieux. Il s’agit avant tout d’un état d’esprit, puis d’une méthode de changement qui prône l’amélioration continue. Utilisé surtout dans le contexte professionnel, le Kaizen peut également s’adapter à l’individu dans sa vie au bureau au quotidien. Explication !

Le Kaizen pour un changement progressif

Contrairement à la tendance occidentale qui véhicule le changement radical, le Kaizen est une méthode qui encourage les petits changements tous les jours. Effectivement, l’objectif du kaizen est d’instaurer les bonnes habitudes dans le temps avec beaucoup de patience.Ce qui est l’opposé de l’innovation, imposant un changement disruptif du jour au lendemain. Les avantages de l’état d’esprit Kaizen sont nombreux pour ne mentionner que le changement au rythme de chaque individu. Si vous êtes salarié, vous pouvez parfaitement appliquer le kaizen dans votre vie professionnelle pour plus d’efficacité et à long terme. Comme le disait le dramaturge Euripide « Le changement en prépare un autre ».

Les outils du changement progressif

Pour changer en mieux, le Kaizen vous propose différents outils faciles à mettre en œuvre. Ceux-ci vous aideront à adopter la philosophie de l’amélioration lente et continue dans les meilleures conditions. Ce sont principalement :

Les 5 S pour ranger votre espace de travail.
Le diagramme d’Ishikawa pour identifier les causes des problèmes que vous rencontrez fréquemment.

De l’ordre avec les 5 S

Retrouvez un espace et des outils de travail toujours bien rangés jour après jour. Les 5 S -pour Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu et Shitsuke- permettent de faire le tri et d’ensuite prioriser les tâches ou les outils à mettre en avant.Premièrement, Seiri ou « ordonner », demande d’éliminer toute chose qui n’a pas sa place dans votre espace de travail. Ensuite, vous ne gardez que ceux dont vous avez réellement besoin. Ce qui vous amènera ensuite à hiérarchiser leur fréquence d’utilisation.D’où en deuxième lieu, Seiton ou « ranger ». A ce stade, vous devez placer vos matériels de travail de manière rationnelle. Pour cela, placez les objets ou dossiers dont vous aurez besoin fréquemment à proximité. Ceux que vous utilisez rarement seront classés ailleurs.Maintenant que tout est bien rangé et hiérarchisé, passez à l’étape de Seiton ou « dépoussiérer ». Gardez votre espace de travail toujours propre, en plus d’être déjà bien rangé où chaque chose a sa place.Une fois que tout scintille, cédez le passage au Seiketsu ou « standardiser ». Autrement dit, conservez cette bonne habitude de toujours bien ranger votre bureau et de le nettoyer continuellement. S’il le faut, revenez à la case départ pour ordonner à nouveau les objets qui envahissent votre bureau.Enfin, l’étape du Shitsuke pour « suivre » signifie de garder le cap pour votre propre bien. La rigueur est donc de mise.

De l’importance d’identifier les sources des problèmes

Vous êtes souvent en retard ? Vous avez du mal à assimiler les formations ? Vous éprouvez des difficultés à gérer votre temps au bureau ? Dans ce cas, il est temps de déployer la méthode des 5 M d’Ishikawa ou diagramme d’Ishikawa.

Cette technique japonaise permet dans la pratique d’identifier les causes d’un problème. Au-delà de la sphère purement professionnelle, elle peut s’appliquer à la vie de tous les jours, en particulier pour les salariés. Les 5 M désignent en réalité :

Les méthodes.
La main d’œuvre.
Le milieu.
Les machines.
Les matières.

Prenons l’exemple de la gestion de votre agenda. Les causes pourraient être l’un des 5 M cités plus tôt. Ce qui vous donne :

Les méthodes : vous vous couchez tard et vous réveillez tard le lendemain. Il faudra adopter une nouvelle méthode pour se réveiller en pleine forme et partir à l’heure au travail.
La main-d’œuvre : vous n’avez personne pour déposer les enfants à l’école, si bien que vous êtes obligé de le faire vous-même avant de vous rendre au travail. Songez à demander de l’aide pour ramener les enfants ou exposez votre situation à votre supérieur hiérarchique.
Le milieu : votre quartier est souvent le lieu de grandes circulations dès les premières heures de la journée. C’est ce qui explique sans doute votre retard en dépit de vos efforts pour vous réveiller tôt le matin.
Les machines : vous oubliez de faire faire les entretiens de la voiture aux moments opportuns. Celle-ci tombe donc fréquemment en panne, d’où vos retards cumulés au bureau.
Les matières : les informations qui vous sont données sont souvent erronées. Vous êtes donc obligé de vérifier à la dernière minute tous les soirs avant de rentrer. Vous passez une nuit blanche, et finissez par vous réveiller tard. Il est plus que temps d’agit en conséquence auprès de vos pairs.

Le Kaizen pour le management

Vous l’aurez compris : le kaizen vise avant tout à la qualité dans tous les sens du terme. L’amélioration peut être lente, mais elle est au rendez-vous.Au niveau managérial, le kaizen englobe de nombreux outils pour améliorer le fonctionnement de l’entreprise pour viser la qualité. D’ailleurs, l’ISO 9001 recommande d’adopter le cycle vertueux du PDCA, reprenant la philosophie Kaizen. L’idée est bien sûr de changer en mieux, petit à petit, et en faisant en sorte de planifier les activités, réaliser ces dernières, contrôler ce qui a été fait, et agir en conséquence pour apporter les corrections appropriées. D’ailleurs, « Rien n’est permanent, sauf le changement ».Pour le manager, l’application des 5 S permet d’améliorer les conditions de travail, mais aussi, et surtout de motiver le personnel. Des locaux propres et bien rangés donnent envie d’y travailler. Par ailleurs, l’application des 5 S offre d’autres avantages tout aussi avantageux tels que :

Réduire les risques d’accident.
Gérer la production et la productivité des salariés.
Améliorer la qualité de vie en entreprise.

Le diagramme d’Ishikawa pour sa part aide les managers à identifier les problèmes qui surviennent au sein de l’entreprise. Parfois, un problème peut avoir différentes causes, d’où la nécessité d’identifier toutes les causes probables et de les classer selon les 5 natures possibles.