Comment évaluer et agir sur la charge de travail de vos équipes ?

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une personne peut avoir une charge de travail élevée. Cet article abordera les outils et les techniques que vous pouvez utiliser pour déterminer ce qui cause le sentiment de surcharge de travail de vos employés, afin de mieux les aider à le gérer.

L'importance de la prise en charge personnelle

Pour être efficace en tant que leader, il est crucial que les managers et les superviseurs apprennent comment leurs employés se sentent par rapport à leur charge de travail.

Outils d'évaluation de la charge de travail

Il existe de nombreuses façons d'évaluer si une personne a trop de travail ou non, en voici quelques exemples :

Le nombre de tâches qu'une personne doit accomplir dans la semaine ou les deux semaines à venir
Le temps qu'elle estime pour chaque tâche en les prenant en compte (y compris les éventuelles interruptions)

Il est souvent plus facile de prendre de meilleures décisions lorsque nous avons toutes les informations en main.

Le temps dont ils disposent pour effectuer chaque tâche
L'énergie qu'ils ont envie d'y consacrer, tant en termes de temps que de ressources mentales (si ils se sentent fatigués ou non)

Il est important d'être honnête avec soi-même sur ce qui peut réellement être fait. Parfois, nos désirs ne sont pas compatibles avec nos capacités.

Le degré de difficulté (réel ou perçu) de chaque tâche

Lorsque nous savons ce qui doit être fait, il est plus facile de fixer des priorités et de s'adapter en conséquence. De plus, cela permettra à vos équipes de mieux répartir leurs ressources en fonction de leur utilité et de leur disponibilité (matériel, personnes) ainsi que de l'urgence des tâches qu'ils doivent accomplir.

L'effort requis pour chaque tâche

Si ils doivent faire beaucoup d'efforts, il peut être difficile de trouver le temps et l'énergie nécessaires. C'est pourquoi nous associons les tâches à des niveaux de difficulté afin de connaître nos limites avant de commencer à travailler sur ces tâches.

La durée de la tâche

Les tâches ne devraient pas durer plus de 40 minutes sans interruption (appel téléphonique, pause café) afin de maintenir notre concentration sur cette activité. Il est également important de s'arrêter lorsque l'on est fatigué ou que l'on se sent dépassé, afin d'éviter les erreurs dues à la fatigue ! "Huit heures" ne signifie pas "huit heures consécutives" ! En outre, il existe de nombreuses façons de structurer sa journée : varier la charge de travail entre les jours, faire des pauses pendant la journée, etc.

Le volume de la tâche

Nous devons également tenir compte du temps dont nous ou nos équipes disposons pour travailler sur une tâche donnée. Si une activité ne représente pas plus de 30% de notre journée, il est possible que nous soyons distraits par d'autres choses et que nous perdions notre concentration : les résultats seront alors moins efficaces. Ce ratio peut varier en fonction de votre profession ou de votre situation personnelle (congé parental, etc.).

En conclusion, évaluez la façon dont vous et vos équipes occupez vos journées afin de trouver des moyens de mieux gérer la charge de travail ! C'est important car cela a un impact direct sur notre santé et nos performances au travail.