5 astuces indispensables pour gérer sa boîte mail efficacement

Les cadres passeraient entre 5 et 6 heures par jour en moyenne à traiter leur boîte de messagerie*

Zoom sur des méthodes qui ont fait leurs preuves pour gagner du temps et gérer vos mails de manière efficace.

Planifier un temps dédié au traitement de ses e-mails

Qu’on en ait conscience ou non, répondre et gérer ses emails est relativement chronophage. Cette tâche qui peut sembler invisible est en toile de fond tout au long de la journée de travail pour beaucoup d’entre nous.Et pourtant, répondre systématiquement aux mails dès leur réception est contre-productif : cela vous interrompt dans vos tâches en cours, vous fait donc perdre en concentration, et peut finir par générer une pression grandissante à la moindre notification.Notre conseil : instaurez un ou plusieurs temps spécifiques à la gestion de vos emails dans la journée, en bloquant des plages dédiées dans votre agenda. Par exemple, le matin en arrivant et une heure avant la fin de votre journée. Vous serez plus efficace en traitant les mails par lot, plutôt qu’au compte-gouttes !A noter : pensez à désactiver les notifications de votre boîte de messagerie, pour ne pas être dérangé de manière intempestive tout au long de la journée. Vous pouvez évidemment jeter un coup d’œil de temps à autres (entre deux tâches) pour ne pas passer à côté d’une urgence éventuelle.Naturellement, cette organisation ne doit pas vous empêcher de faire preuve d’une certaine souplesse :

Par nature, un email n’appelle pas à une réponse immédiate. Mettre plusieurs heures à y répondre est tout à fait acceptable. Le tout est de réussir à trouver le bon dosage entre réactivité et productivité.
Si vous repérez que vous avez reçu un mail qui concerne justement un dossier sur lequel vous êtes en train de travailler, il est logique de prendre le temps de le lire et d’en tenir compte dès maintenant.
Au besoin, sachez vous montrer flexible : en vérifiant votre boîte mail, vous tombez sur un email pouvant être traité en 5 minutes ? Sautez sur l’occasion ! Ce sera toujours ça de moins à faire plus tard. Il faut arriver à saisir les opportunités de traitement rapide, tout en évitant de trop s’éparpiller.

Se préparer des modèles de réponse

Sans aller jusqu’à dire que vos réponses aux mails reçus sont toujours les mêmes, en fonction du type d’interlocuteur à qui vous écrivez, une certaine trame peut se retrouver.Notre conseil : pour gagner du temps, vous pouvez préparer des modèles de réponse, que vous pourrez ensuite adapter avant de l’envoyer. Cette possibilité existe sur la plupart des boites mails.Indispensable : si vous ne le faites pas déjà, programmez un message automatique d’absence du bureau pendant vos congés. Cela diminuera l’effet boite pleine à votre retour, et permettra à vos interlocuteurs de savoir à partir de quand ils peuvent espérer une réponse.

Adopter une stratégie pour la rédaction de ses mails

Qui n’a jamais perdu de temps à essayer de retrouver un email spécifique ou une information particulière dans un mail ?Notre conseil : pour gagner du temps dans le traitement de vos futurs mails, adoptez une stratégie dès l’écriture de vos propres mails !Ces quelques astuces vous permettront de vous y retrouver plus facilement :

Soignez les objets de vos mails : utilisez des mots-clés évocateurs, ou encore adoptez une charte que vous appliquerez à tous vos mails de même nature (par exemple, quand vous envoyez un email à un client, vous pouvez systématiquement mettre le nom de votre entreprise puis de la sienne, avant de rentrer dans l’objet en tant que tel du mail).
Utilisez l’envoi groupé avec parcimonie : avant de mettre en copie un destinataire ou de cliquer sur « Répondre à tous », assurez-vous que c’est réellement pertinent. Plus vous multipliez les destinataires de vos mails, plus vous augmenterez le nombre de mails reçus dans votre boite…
Organisez le corps de vos mails : structurez les informations que vous souhaitez communiquer à vos destinataires avec des listes, des paragraphes, etc. Aérez votre texte : astreignez-vous à avoir une grande idée par paragraphe.

Organiser ses emails par statut

Trier ses emails, on a tous déjà essayé, avec plus ou moins de succès… Et si au lieu de les ranger par thème (client, prestataire, administratif, etc.), vous les rangiez par statut ? Souvent, plusieurs thèmes peuvent se croiser dans un même mail : en triant par action à réaliser sur le mail, vous clarifierez à coup sûr votre boite mail !Notre conseil : élaborez une échelle de priorité de traitement en fonction du degré d’urgence à répondre au mail : Urgent (à traiter dans la journée), Dans la semaine, Peu pressé (à traiter dans le mois ou le trimestre), etc.Pour que cette astuce soit vraiment efficace, vous devez prendre l’habitude d’attribuer systématiquement un libellé, ou une étiquette, à chaque mail entrant. Notez tout de même que la plupart des messageries peuvent appliquer automatiquement une étiquette en fonction de paramètres que vous aurez déterminés (en fonction de l’expéditeur par exemple).Prenez le temps d’explorer un peu les possibilités que vous offre votre service de messagerie : cet investissement initial peut vous faire gagner un temps précieux par la suite.

Dépolluer sa boîte mail

Beaucoup de mails que vous recevez ne seront jamais lus…

Notre conseil : prenez le temps de supprimer les mails inutiles et de vous désabonner des newsletters que vous ne lisez pas. Ce tri vous demandera un temps certain, mais devrait considérablement réduire le nombre de mails non lus de votre messagerie.Certaines applications se chargent de ce tri pour vous : elles scannent votre boîte mail et vous proposent une sélection de mails à supprimer, et de listes de diffusion desquelles se désinscrire. Une fois vos choix validés, c’est l’application qui s’occupe de supprimer les mails sélectionnés et de vous désabonner des newsletters qui ne vous intéressent pas/plus.Cerise sur le gâteau : supprimer des mails ou éviter leur envoi permet de réduire votre impact environnemental. Eh oui, 1 mail équivaut à environ 10 g de CO2. Pour l’anecdote : chaque Français conserve entre 10 000 et 50 000 mails non lus dans leurs messageries.

***Source étude Adobe, 2015, **Source FuturaSciences, 2019