Les « sans bureaux fixes » ou la mode des espaces de travail mobiles

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Les « sans bureaux fixes » ou la mode des espaces de travail mobiles

Les « sans bureaux fixes » sont-ils les nouveaux salariés post-pandémie ? Les mois de verrouillage qui ont fait suite à la pandémie mondiale de Covid-19 ont considérablement affecté l’organisation des entreprises. Durant cette période trouble, le télétravail est devenu la règle. De retour au bureau, de nombreuses entreprises ont reconsidéré leur organisation, souhaitant profiter des avantages de la mobilité tout en conservant le contact humain.

Dans une étude réalisée par le fabricant de mobilier professionnel Deskeo[1], 16 % des entreprises françaises interrogées sont déjà en flex office, mais ce sont surtout les 55 % qui se prononcent en faveur de cette nouvelle organisation qui focalise l’attention. 

Les raisons de changer pour un aménagement sans bureau fixe sont multiples, mais la réduction des coûts et l’amélioration de l’expérience humaine sont les plus citées. 

Coworking et sans bureaux fixes : faire la différence pour mieux comprendre les concepts

Nombreux sont ceux qui mélangent les concepts de flex office et de coworking. Il existe néanmoins une différence notable qu’il convient de préciser. 

En coworking, des professionnels indépendants partagent un local afin de réduire les charges inhérentes à l’exploitation de l’espace.

A contrario, le sans bureau fixe est un salarié au sein de l’entreprise. Sa plus grande particularité est de pouvoir s’installer dans le coin qu’il souhaite. Tout comme le travailleur en open space, il a des objectifs à atteindre et des tâches à accomplir, mais il n’aura pas de poste de travail dédié.  Le flex office s’appuie sur un mobilier de bureau modulable. On pourra associer facilement les bureaux pour se retrouver en duo, en trio ou en un groupe plus conséquent. On accorde également la possibilité de s’isoler aux salariés qui ont besoin de calme et de concentration. 

Crédit : Harmony

Comment fonctionne un travail « sans bureau fixe » ?

Dans un bureau traditionnel, chacun s’installe au poste qui lui a été assigné. Dans un bureau individuel ou partagé, mais aussi en open space, chacun prendra alors des repères et pourra même personnaliser son espace. 

Dans une entreprise de type flex office, ce poste de travail attitré est supprimé et est remplacé par des aménagements en commun. En arrivant au bureau, chacun choisit donc son espace en fonction de son travail de la journée.

Généralement, les bureaux au sein d’un flex office sont moins nombreux que les salariés. En effet, en partant du principe qu’un bureau n’est utilisé que 60 % du temps, la rotation entre les utilisateurs permet d’optimiser le temps d’utilisation de l’espace de travail. Car s’il n’a pas besoin de se déplacer, un travailleur pourra rester en télétravail. Dans un contexte traditionnel, il aura donc laissé son bureau vacant. C’est également le cas de certaines catégories professionnelles qui sont amenées à se déplacer souvent.  La mutualisation de l’espace de travail permet d’optimiser son utilisation. 

Le flex office pour améliorer l’expérience humaine au sein de l’entreprise

Les confinements qui se sont succédé ont démontré les avantages et les limites du télétravail. Pour certaines missions, il n’est pas nécessaire de perdre du temps dans les transports. Malgré tout, il est primordial d’être régulièrement en présentiel pour préserver le contact humain entre les salariés et avec les cadres. 

Le flex office tire donc avantage des deux mondes en conciliant mobilité et interaction. De nombreuses entreprises de taille ont déjà sauté le pas : Bouygues Telecom, Danone, Axa… On parle alors volontiers de campus, comme sont également nommés les sièges sociaux des géants du high-tech (Google, Facebook, Apple…).

À l’instauration d’un aménagement sans bureau fixe, le papier laisse souvent place aux technologies du cloud. Il est en effet difficile de se déplacer avec des dizaines de documents imprimés. La dématérialisation permet de pallier l’absence de papier. Par la même occasion, cela fait considérablement baisser l’empreinte carbone de l’entreprise. On privilégie notamment les terminaux mobiles qui consomment bien moins d’énergie que les desktops. 

La mise en place d’un espace sans bureau fixe assouplit généralement la relation entre l’équipe de management et les employés. L’absence de cadre rigide matérialisé par les postes attitrés facilite la communication entre les hiérarchies. De plus, les employés ont tendance à s’installer par affinité. L’ambiance est donc plus conviviale, un plus non négligeable pour le bien-être au travail. 

Sans bureau fixe : un changement radical

Crédit : Courrier International

Passer d’une organisation spatialisée à une configuration nomade est un changement radical. Il ne s’agit pas seulement de changer de place. Il faudra chambouler toute la culture d’entreprise. Cette nouvelle approche est une remise en question de décennies de traditions. Alors que le télétravail s’est démocratisé, bien malgré nous, la mise en œuvre d’un concept sans bureau fixe doit se faire de manière volontaire

Sans l’adhésion des salariés, le processus de basculement vers le système sans bureau fixe sera rapidement voué à l’échec. L’employé doit en effet être capable d’appréhender l’absence d’un point d’ancrage fixe au sein de l’entreprise. Le bureau représente en effet jusqu’à aujourd’hui le trait d’union de l’employé avec son lieu de travail. C’est en quelque sorte ce qui lui garantit la sécurité de l’emploi.

En optant pour un modèle sans bureau fixe, il faudra mettre en place un autre lien qui signifie clairement que le salarié est un membre à part entière de la structure. De nombreuses entreprises ont de fait installé des casiers nominatifs pour matérialiser ce lien d’appartenance. Un travail de communication et de pédagogie est obligatoire en amont d’une adoption du flex office. 

Les contraintes à considérer dans le choix des espaces de travail mobiles

La première infrastructure à mettre en place pour garantir le bon fonctionnement du flex office est le réseau Wifi. Celui-ci doit être accessible et confortable à utiliser. Il est en effet impensable de se brancher à une prise Ethernet. En plus de la gestion du câblage, le branchement lors des jours de grande affluence devient problématique. Parallèlement, il faut multiplier les sources électriques pour permettre à chacun de charger ses appareils. 

L’aménagement sans bureau fixe n’occulte pas le caractère formel de l’entreprise. Les lieux de réunion, tout comme les espaces de travail doivent être gérés de manière efficace pour éviter les risques de conflit. Sans règle claire, il arrive souvent qu’un employé réserve une place à côté de la sienne pour son collègue. Au final, des frictions peuvent découler du choix de l’emplacement parmi ceux disponibles. Il faudra donc penser à un système de réservation et d’attribution équitable pour que chacun puisse réellement trouver son compte dans le nomadisme.

Enfin, une entreprise sans bureaux fixes devra repenser son système managérial. Comment diriger lorsqu’on ne connaît pas l’emplacement exact de ses collaborateurs ? Comment communiquer ? Quel est l’aménagement optimal ? À l’heure actuelle, il n’y a pas encore de solution prête à l’emploi. Chaque structure entamera le virage en fonction de ses besoins actuels en ressources humaines et de ses perspectives d’avenir. 

Sources : 
https://www.deskeo.com/blog/sondage-flex-office/
https://www.franceculture.fr/societe/sans-bureau-fixe-lorganisation-du-travail-de-demain
https://www.capital.fr/votre-carriere/travailler-sans-bureau-fixe-oui-mais-sous-certaines-conditions-1357421
https://immobilier.jll.fr/blog/article/travailler-sans-bureau-fixe-la-nouvelle-tendance-en-entreprise
https://www.people-doc.fr/blog/flex-office-nouvelle-organisation